Conditions générales d'utilisation

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation, ci-après les « CGU », définissent les règles applicables à l'utilisation du service Chloé.

Les CGU s'appliquent à toute personne autorisée à utiliser Chloé pour le compte d'une entreprise cliente de SAS LAR7, qu'elle soit dirigeante, salariée, collaboratrice, prestataire ou mandatée par cette entreprise.

L'utilisation de Chloé implique le respect des présentes CGU.

Chloé est une assistante professionnelle utilisant notamment des technologies d'intelligence artificielle.

Elle est destinée à faciliter certaines tâches liées à la vie quotidienne de l'entreprise, notamment dans les domaines de la communication, de la visibilité, de l'organisation, du management, des ressources humaines, de la prévention des risques professionnels, de la conformité, de l'aide à la décision et de la préparation de documents.

Chloé n'est pas une personne physique.

L'utilisateur est expressément informé qu'il échange avec un service informatique utilisant des systèmes d'intelligence artificielle.

Chloé constitue un outil d'assistance. Elle n'a pas vocation à se substituer au jugement du dirigeant, de l'employeur ou de tout professionnel dont l'intervention est nécessaire.

L'accès à Chloé peut notamment être réalisé par l'intermédiaire de WhatsApp ou de tout autre canal mis à disposition par SAS LAR7.

L'accès peut être associé à un numéro de téléphone, à une entreprise, à un établissement ou à un rôle déterminé.

L'entreprise cliente détermine les personnes autorisées à utiliser Chloé pour son compte.

SAS LAR7 peut appliquer des droits et niveaux d'autorisation différents selon le rôle de chaque utilisateur.

Certaines fonctionnalités ou décisions peuvent ainsi être réservées au dirigeant ou à une personne expressément habilitée par celui-ci.

L'utilisateur s'engage à utiliser Chloé sous sa véritable identité professionnelle lorsqu'une identification est nécessaire au fonctionnement du service.

Il ne doit pas utiliser le numéro, le compte ou l'identité d'une autre personne sans autorisation.

L'entreprise cliente est responsable de l'exactitude des informations permettant d'identifier ses utilisateurs et de leur rattachement à l'entreprise ou à un établissement.

Elle doit informer SAS LAR7 lorsqu'un utilisateur ne doit plus disposer d'un accès ou lorsque ses responsabilités changent.

Lorsqu'une période offerte est demandée, Chloé peut poser à l'utilisateur les questions nécessaires pour identifier l'entreprise à laquelle il est rattaché, et SAS LAR7 peut vérifier ce rattachement à partir de données publiques d'entreprise, dans les conditions de l'article 6 des conditions générales de vente et de la Politique de confidentialité.

La période offerte est accordée à l'entreprise, et non à une personne ou à un numéro de téléphone. Plusieurs utilisateurs d'une même entreprise partagent la même période et la même échéance.

Le fait qu'un utilisateur puisse échanger avec Chloé ne signifie pas nécessairement qu'il dispose du pouvoir d'engager l'entreprise.

Chloé peut également indiquer qu'une demande relève de capacités ou de livrables réservés aux entreprises abonnées, ou qu'elle excède le périmètre d'une période offerte en cours. Elle en informe l'utilisateur avant l'engagement de la démarche concernée.

Chloé peut donc demander une validation complémentaire lorsqu'une demande implique notamment :

• une publication externe ;
• l'envoi d'un message engageant l'entreprise ;
• une réponse publique ;
• une décision concernant un salarié ;
• une décision de recrutement ;
• un document réglementaire ;
• une modification significative des informations de l'entreprise ;
• une action présentant des conséquences financières, juridiques ou réputationnelles ;
• toute autre action identifiée par SAS LAR7 ou l'entreprise cliente comme nécessitant une autorisation.

Le dirigeant de l'entreprise ou la personne qu'il désigne conserve la décision finale.

Lorsqu'une validation est requise, l'absence de validation vaut absence d'autorisation d'exécuter l'action concernée.

Chloé est conçue pour assister l'utilisateur et non pour supprimer son pouvoir de décision.

Même lorsqu'une fonctionnalité permet techniquement d'effectuer une action, cette possibilité ne signifie pas qu'elle doit être exécutée automatiquement.

SAS LAR7 peut prévoir des mécanismes de confirmation, de validation ou de contrôle humain adaptés à la nature et aux conséquences d'une action.

L'entreprise cliente reste libre de ne pas suivre une recommandation, une proposition ou un document préparé par Chloé.

Chloé peut conserver certaines informations afin d'assurer la continuité des échanges et d'adapter son accompagnement au contexte de l'entreprise.

Cette mémoire peut notamment concerner :

• l'entreprise ;
• ses établissements ;
• son organisation ;
• certaines préférences professionnelles ;
• des décisions précédemment validées ;
• des dossiers ou sujets suivis ;
• des informations nécessaires à la continuité d'une mission ;
• des documents ou informations dont la conservation est nécessaire à un accompagnement ultérieur.

Toutes les informations évoquées au cours d'une conversation n'ont pas vocation à être conservées durablement.

SAS LAR7 met en œuvre une logique de minimisation destinée à éviter la conservation durable d'informations dépourvues d'utilité pour le service.

Certaines informations peuvent nécessiter une confirmation de l'utilisateur avant d'être ajoutées à la mémoire durable de Chloé.

Fin de l'utilisation de Chloé

La fin de l'utilisation du service n'entraîne pas la suppression immédiate des données de l'entreprise cliente.

Les données et contenus Chloé de l'entreprise cliente sont conservés pendant 30 jours suivant la fin effective de l'abonnement. Pendant cette période, le Client peut demander la récupération de ses données : SAS LAR7 prépare l'export et le transmet au Client par voie électronique. Cette restitution n'est pas automatique et suppose une demande du Client.

À l'issue de ce délai, les données et contenus Chloé sont supprimés. Les modalités détaillées figurent à l'article 22 des CGV et dans la politique de confidentialité.

La qualité des réponses de Chloé dépend notamment des informations qui lui sont fournies.

L'utilisateur s'engage à ne pas transmettre volontairement des informations qu'il sait fausses, trompeuses ou manifestement incomplètes lorsqu'elles sont susceptibles d'influencer de manière significative une réponse ou un document.

Lorsqu'une situation évolue, l'utilisateur est invité à le signaler afin d'éviter que Chloé ne se fonde sur une information devenue obsolète.

L'utilisateur peut être amené à communiquer des informations concernant des salariés, candidats, clients, fournisseurs, partenaires ou autres personnes.

Il appartient à l'entreprise cliente de s'assurer qu'elle dispose d'une base juridique lui permettant de collecter, utiliser et, lorsque cela est nécessaire, transmettre ces données dans le cadre de son activité professionnelle.

L'utilisateur doit limiter les données communiquées à ce qui est utile à la mission confiée à Chloé.

Il doit notamment éviter de transmettre des données particulièrement sensibles ou des informations relevant de la vie privée lorsqu'elles ne sont pas nécessaires.

Les conditions détaillées de traitement des données personnelles figurent dans la Politique de confidentialité de Chloé.

L'utilisateur s'engage à utiliser Chloé de manière loyale, professionnelle et conforme à la loi.

Il est notamment interdit d'utiliser Chloé afin :

• de commettre ou faciliter une infraction ;
• d'usurper l'identité d'une personne ;
• de porter délibérément atteinte aux droits ou à la réputation d'un tiers ;
• de produire ou diffuser volontairement des contenus frauduleux ou trompeurs ;
• de harceler, menacer ou discriminer une personne ;
• de contourner des obligations légales ou réglementaires ;
• de contourner les mesures de sécurité de Chloé ;
• de tenter d'accéder à des données ou systèmes sans autorisation ;
• de perturber volontairement le fonctionnement du service ;
• d'extraire massivement ou automatiquement des données en dehors des fonctionnalités prévues ;
• d'utiliser le service d'une manière susceptible de nuire à SAS LAR7, à ses prestataires, à ses Clients ou à des tiers.

Malgré les mesures mises en œuvre par SAS LAR7, une réponse produite par une technologie d'intelligence artificielle peut comporter une erreur, une omission, une approximation ou une interprétation inadaptée à une situation particulière.

L'utilisateur doit conserver un regard critique sur les réponses produites.

Une vigilance renforcée est notamment nécessaire lorsqu'une réponse concerne :

• une obligation légale ou réglementaire ;
• la santé ou la sécurité ;
• les ressources humaines ;
• une décision disciplinaire ;
• un engagement contractuel ;
• une décision financière ;
• une obligation fiscale ou comptable ;
• la conformité d'un document ;
• une publication externe engageant la réputation de l'entreprise.

Lorsque Chloé indique qu'une information doit être vérifiée ou qu'une source officielle doit être consultée, l'utilisateur doit tenir compte de cet avertissement avant d'agir.

Chloé peut utiliser ou consulter des informations issues de sources externes, notamment des sites publics, bases documentaires, fiches d'établissement, moteurs de recherche ou services spécialisés.

Lorsqu'une source est citée ou indiquée, l'utilisateur est invité à la consulter directement lorsqu'il doit prendre une décision importante.

La présence d'une information sur un service tiers ne garantit pas à elle seule son exactitude, sa complétude ou son actualité.

Chloé peut expliquer une règle générale, aider à rechercher une information, structurer une question, préparer un document ou aider l'utilisateur à identifier un point nécessitant une expertise particulière.

Elle ne remplace pas un avocat, un expert-comptable, un médecin, un professionnel de santé, un organisme de prévention, un conseil en droit social, un assureur, un organisme de contrôle ou tout autre professionnel dont l'intervention est légalement ou pratiquement nécessaire.

L'utilisateur et l'entreprise cliente restent responsables de solliciter un professionnel compétent lorsque la situation l'exige.

Chloé peut assister l'utilisateur dans des tâches relatives notamment :

• au recrutement ;
• à la rédaction d'annonces ;
• à l'organisation du travail ;
• à la préparation de plannings ;
• au management ;
• à la communication interne ;
• à la préparation d'entretiens ou de documents.

Les décisions individuelles concernant un salarié ou un candidat restent sous la responsabilité de l'employeur.

Chloé ne doit pas être utilisée comme seul fondement d'une décision produisant des effets juridiques ou significatifs sur une personne.

L'utilisateur doit notamment conserver un contrôle humain réel lorsqu'il s'agit de recrutement, d'évaluation, de sanction, de rupture de contrat ou de toute décision susceptible d'affecter substantiellement la situation professionnelle d'une personne.

Les fonctionnalités relatives à la prévention des risques et au Document unique d'évaluation des risques professionnels ont pour objectif d'assister l'employeur dans sa démarche.

Chloé peut notamment aider à :

• structurer les unités de travail ;
• recueillir des informations ;
• identifier des situations de travail ;
• formaliser des risques ;
• documenter des mesures existantes ;
• envisager des actions de prévention ;
• préparer ou mettre à jour un document.

Cet accompagnement ne constitue pas une certification de conformité.

L'entreprise reste seule responsable de l'évaluation effective des risques auxquels ses salariés sont exposés, de la pertinence des mesures de prévention retenues, de leur mise en œuvre et du respect de ses obligations légales d'employeur.

Chloé peut préparer notamment :

• des publications pour les réseaux sociaux ;
• des réponses à des avis ;
• des textes commerciaux ;
• des campagnes ou messages ;
• des contenus éditoriaux ;
• des propositions d'images ou de visuels.

Sauf règle différente expressément validée dans le service, l'utilisateur reste responsable de la validation finale du contenu destiné à être publié ou envoyé.

Il appartient notamment à l'utilisateur de vérifier :

• les informations commerciales ;
• les prix ;
• les horaires ;
• les promotions ;
• les affirmations concernant les produits ou services ;
• les droits d'utilisation des images ;
• l'identité et les coordonnées communiquées.

Certaines fonctionnalités présentes ou futures peuvent permettre à Chloé d'interagir avec des services exploités par des tiers.

Une connexion technique à un service extérieur ne constitue pas une autorisation générale donnée à Chloé pour agir librement sur ce service.

Les règles d'autorisation définies par SAS LAR7 et l'entreprise cliente continuent de s'appliquer.

Lorsque la validation d'un utilisateur habilité est requise, l'action ne doit être exécutée qu'après cette validation.

En transmettant à Chloé une photographie, un logo, un texte, un document, une vidéo ou tout autre contenu, l'utilisateur déclare être autorisé à l'utiliser dans le cadre de la mission demandée.

L'utilisateur doit notamment respecter :

• les droits d'auteur ;
• les droits sur les marques ;
• le droit à l'image ;
• les droits des salariés ;
• les droits des clients et tiers éventuellement représentés.

Les transformations, améliorations ou générations réalisées avec l'aide de Chloé ne dispensent pas l'entreprise de vérifier qu'elle dispose des droits nécessaires avant toute diffusion.

Chloé peut produire ou préparer différents documents professionnels.

Ces documents peuvent être générés à partir des informations communiquées par l'utilisateur et, le cas échéant, de données déjà présentes dans la mémoire de l'entreprise.

L'utilisateur doit relire les documents avant de les utiliser lorsqu'ils comportent un enjeu juridique, réglementaire, financier, social ou opérationnel significatif.

La génération d'un document par Chloé ne vaut pas certification de son exactitude ou de sa conformité dans toutes les situations.

L'accès à Chloé dépend notamment du fonctionnement de services de télécommunication, d'hébergement, d'intelligence artificielle et d'autres fournisseurs techniques.

Une interruption temporaire peut survenir notamment en raison :

• d'une maintenance ;
• d'une mise à jour ;
• d'un incident ;
• d'une panne d'un prestataire ;
• d'une mesure de sécurité ;
• d'un événement indépendant de la volonté raisonnable de SAS LAR7.

SAS LAR7 s'efforce de rétablir le service dans des conditions raisonnables mais ne garantit pas une disponibilité permanente sauf engagement spécifique prévu contractuellement.

L'utilisateur doit prendre les mesures raisonnables permettant de protéger :

• son téléphone ;
• son compte WhatsApp ;
• ses comptes associés ;
• ses codes, accès ou moyens d'authentification.

Il doit avertir SAS LAR7 ou l'entreprise cliente dans les meilleurs délais s'il suspecte :

• un accès non autorisé ;
• une utilisation frauduleuse ;
• la compromission d'un terminal ;
• une erreur dans les droits attribués à un utilisateur ;
• l'utilisation du service par une personne qui ne devrait plus y avoir accès.

SAS LAR7 peut suspendre tout ou partie de l'accès d'un utilisateur notamment en cas :

• d'utilisation manifestement illicite ;
• de menace pour la sécurité ;
• de tentative d'accès non autorisé ;
• de violation grave ou répétée des présentes CGU ;
• d'utilisation susceptible de porter atteinte au fonctionnement du service ou aux droits de tiers ;
• de demande de l'entreprise cliente habilitée.

Lorsque cela est possible et compatible avec la sécurité du service, SAS LAR7 informe l'entreprise cliente de la suspension.

L'utilisation de Chloé ne confère à l'utilisateur aucun droit de propriété sur les logiciels, modèles, méthodes, interfaces, bases, marques, logos, dénominations ou éléments techniques composant le service.

Les contenus et données transmis par l'entreprise demeurent la propriété de leurs titulaires respectifs.

Sous réserve des droits éventuels de tiers, les contenus spécifiquement produits pour le Client dans le cadre de son utilisation de Chloé peuvent être utilisés par celui-ci pour les besoins de son activité professionnelle.

L'utilisateur doit respecter la confidentialité des informations auxquelles son accès à Chloé lui permet d'accéder.

Il ne doit pas consulter ou utiliser des informations relatives à un autre établissement, salarié ou dossier lorsqu'il n'est pas autorisé à le faire.

SAS LAR7 met en œuvre des mécanismes destinés à limiter les accès selon les rôles et autorisations définis.

Chloé est susceptible d'évoluer régulièrement.

SAS LAR7 peut notamment :

• ajouter de nouvelles fonctionnalités ;
• modifier une interface ;
• changer un fournisseur technique ;
• renforcer certaines validations ;
• supprimer une fonctionnalité devenue obsolète, peu utilisée, non fiable ou incompatible avec les exigences de sécurité ou de conformité.

Ces évolutions peuvent entraîner des modifications des présentes CGU.

SAS LAR7 peut modifier les présentes CGU afin notamment de tenir compte :

• de l'évolution du service ;
• de l'évolution de la réglementation ;
• de nouvelles fonctionnalités ;
• de modifications de sécurité ;
• de nouvelles pratiques d'utilisation.

La version applicable est mise à disposition des utilisateurs.

En cas de modification substantielle affectant les conditions d'utilisation du service, SAS LAR7 peut informer l'entreprise cliente ou les utilisateurs concernés.

Les présentes CGU régissent l'utilisation pratique du service par les utilisateurs.

Les conditions commerciales entre SAS LAR7 et l'entreprise cliente sont définies par les Conditions Générales de Vente ou par tout contrat particulier conclu avec le Client.

Les traitements de données personnelles sont décrits dans la Politique de confidentialité de Chloé.

En cas de contradiction entre les présentes CGU et un contrat particulier signé entre SAS LAR7 et le Client, le contrat particulier prévaut pour les dispositions concernées.

Les présentes CGU sont régies par le droit français.

Tout différend relatif à l'utilisation de Chloé sera traité conformément aux dispositions contractuelles applicables entre SAS LAR7 et l'entreprise cliente et aux règles françaises impératives applicables.