35 sections
Quelles données nous utilisons, pourquoi, qui peut y accéder, combien de temps nous les gardons, comment fonctionne l'intelligence artificielle et quels sont vos droits.
Chloé est conçue pour accompagner l'entreprise sans lui demander les clés de toute sa vie numérique.
Ce n'est pas parce que Chloé peut techniquement accéder à une information ou effectuer une action que nous devons l'autoriser. Le détail de ce principe figure à la section 3.
La présente politique explique comment SAS LAR7 collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles dans le cadre :
Elle s'adresse notamment aux dirigeants, utilisateurs du service, salariés, candidats, contacts professionnels et autres personnes dont les données peuvent être traitées dans le cadre de l'utilisation de Chloé.
Pendant la période précédant l'immatriculation :
SAS LAR7, société par actions simplifiée en cours de formation
Siège social prévu : [ADRESSE COMPLÈTE], 17100 Saintes, France
Représentée par [NOM ET PRÉNOM], agissant au nom et pour le compte de SAS LAR7, société par actions simplifiée en formation.
Après son immatriculation, les informations suivantes seront ajoutées ou mises à jour : [CAPITAL SOCIAL], [NUMÉRO SIREN / RCS SAINTES], [NUMÉRO DE TVA INTRACOMMUNAUTAIRE LE CAS ÉCHÉANT].
Toute question concernant la protection des données personnelles peut être adressée à SAS LAR7 au moyen du formulaire de contact du site.
Chloé est conçue pour accompagner l'entreprise sans lui demander les clés de toute sa vie numérique.
Nous appliquons un principe simple : ne collecter, utiliser ou rendre accessible à Chloé que ce qui est utile à la mission qui lui est confiée.
Utiliser Chloé ne donne pas automatiquement à SAS LAR7 ou à Chloé un accès général :
Lorsqu'une connexion à un outil tiers est proposée, elle doit répondre à une finalité identifiée et être mise en œuvre dans les conditions d'autorisation prévues par le service.
Ce n'est pas parce que Chloé peut techniquement accéder à une information ou effectuer une action que nous devons l'autoriser.
Selon la situation, SAS LAR7 peut agir soit comme responsable du traitement, soit comme sous-traitant au sens du Règlement général sur la protection des données, dit RGPD.
SAS LAR7 agit notamment comme responsable du traitement pour les données nécessaires :
Pour certaines fonctionnalités, notamment lorsque le Client utilise Chloé pour gérer des informations concernant ses salariés, candidats ou autres personnes dans le cadre de son activité, l'entreprise cliente peut être responsable du traitement et SAS LAR7 agir en qualité de sous-traitant.
Dans ce cas, SAS LAR7 traite les données pour le compte du Client et conformément à ses instructions documentées, dans les limites prévues par le contrat et par la réglementation applicable.
Un accord relatif au traitement des données personnelles, ou DPA, complète ou complétera les relations contractuelles lorsque l'article 28 du RGPD l'exige.
Selon les fonctionnalités utilisées, Chloé peut traiter notamment :
Certaines de ces informations ne constituent pas des données personnelles lorsqu'elles concernent uniquement une personne morale, mais elles peuvent devenir des données personnelles lorsqu'elles permettent d'identifier une personne physique.
Nous pouvons notamment traiter :
Le numéro de téléphone est collecté pour permettre à l'utilisateur d'accéder à Chloé sur WhatsApp, pour identifier son accès au service et pour les échanges directement liés à l'exécution du service (assistance, information sur le fonctionnement, gestion du compte).
Base juridique : exécution du contrat ou mesures précontractuelles.
Le numéro peut être traité par les prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du service, notamment Meta Platforms / WhatsApp pour l'acheminement des messages, dans les conditions décrites à la section « Prestataires et sous-traitants ».
SAS LAR7 ne vend pas et ne loue pas les numéros de téléphone de ses utilisateurs, ne les transmet pas à des tiers pour que ceux-ci réalisent leur propre prospection commerciale et ne constitue pas de fichier de prospection destiné à être cédé.
Le fait de communiquer son numéro pour utiliser Chloé ne vaut pas consentement à recevoir des sollicitations commerciales sans lien avec le service.
Conservation : le numéro utilisé pour le fonctionnement de Chloé est conservé pendant la durée de l'abonnement, puis pendant les 30 jours suivant sa fin effective, dans la même fenêtre que celle prévue pour la récupération des données et contenus Chloé, puis supprimé.
Les messages envoyés à Chloé et les réponses produites peuvent être traités afin :
Le fait qu'une information soit mentionnée au cours d'une conversation ne signifie pas automatiquement qu'elle est conservée durablement dans la mémoire de Chloé.
Chloé peut conserver certaines informations afin que l'entreprise n'ait pas à répéter continuellement son contexte, ses décisions ou ses habitudes de fonctionnement.
Cette mémoire peut notamment porter sur :
SAS LAR7 applique un principe de minimisation.
Toutes les informations d'une conversation n'ont donc pas vocation à devenir une mémoire durable.
Selon la nature de l'information, Chloé peut demander à l'utilisateur s'il souhaite qu'elle soit mémorisée.
L'utilisateur peut volontairement transmettre notamment :
Ces éléments sont traités dans la mesure nécessaire à la mission demandée et peuvent être conservés lorsqu'ils doivent rester disponibles dans le cadre d'un dossier ou d'une fonctionnalité.
Certaines fonctionnalités de Chloé peuvent nécessiter le traitement de données concernant des salariés.
Cela peut notamment concerner :
Le Client reste responsable de la légitimité des données qu'il confie à Chloé lorsqu'il agit en qualité de responsable du traitement.
SAS LAR7 encourage les utilisateurs à ne transmettre que les informations strictement nécessaires à la mission demandée.
Lorsque Chloé est utilisée pour assister une entreprise dans un recrutement, elle peut traiter des informations concernant des candidats, telles que :
Ces informations doivent être utilisées uniquement dans le cadre du processus de recrutement concerné et conformément aux obligations de l'entreprise cliente.
Dans le cadre d'un accompagnement relatif au DUERP ou à la prévention des risques professionnels, Chloé peut traiter notamment :
SAS LAR7 demande aux utilisateurs d'éviter de communiquer des informations médicales individuelles ou d'autres données sensibles concernant un salarié lorsqu'elles ne sont pas nécessaires.
Afin d'assurer le fonctionnement et la sécurité du service, SAS LAR7 peut traiter notamment :
Ces informations peuvent notamment être utilisées pour détecter les accès non autorisés, comprendre un dysfonctionnement ou reconstituer certaines opérations en cas d'incident.
Lorsque cela est utile à une demande, Chloé peut rechercher ou consulter des informations accessibles publiquement.
Cela peut notamment concerner :
Le fait qu'une donnée soit accessible publiquement ne dispense pas SAS LAR7 de respecter les règles applicables à son traitement.
Les données peuvent être utilisées pour :
Base juridique selon la situation : exécution du contrat, mesures précontractuelles ou traitement réalisé pour le compte du Client.
Cela comprend notamment : souscription, gestion de l'abonnement, administration des utilisateurs, assistance, facturation, suivi de la relation commerciale.
Base juridique : exécution du contrat, obligation légale ou intérêt légitime, selon le traitement concerné.
Lorsqu'une personne demande à bénéficier de la période d'essai gratuite, SAS LAR7 vérifie qu'elle est rattachée à une entreprise réelle exerçant une activité relevant des métiers de bouche, et qu'aucune période offerte n'a déjà été accordée à cette entreprise.
Les données utilisées sont : les informations communiquées par la personne au cours de la conversation (notamment le nom commercial ou la dénomination de l'entreprise et sa localisation) et des données publiques d'entreprise issues des sources publiques d'information légale sur les entreprises.
Aucune donnée n'est collectée au moyen d'un formulaire d'inscription préalable pour cette seule finalité.
Base juridique : mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée et intérêt légitime de SAS LAR7 à réserver son offre d'essai au public auquel elle est destinée et à en prévenir l'usage détourné.
Les informations peuvent être utilisées afin :
Base juridique : intérêt légitime de SAS LAR7 et de ses Clients à assurer la sécurité du service et, selon les situations, respect d'une obligation légale.
Certaines informations peuvent être traitées ou conservées pour satisfaire notamment aux obligations comptables, fiscales, contractuelles, judiciaires, de sécurité et de protection des données.
Base juridique : obligation légale ou intérêt légitime, selon le cas.
Lorsqu'une personne contacte SAS LAR7, les informations qu'elle communique sont utilisées afin de traiter sa demande.
Base juridique : selon la situation, mesures précontractuelles, exécution du contrat, intérêt légitime ou consentement.
Certaines demandes adressées à Chloé sont traitées avec l'aide de modèles d'intelligence artificielle fournis par SAS LAR7 ou par des prestataires spécialisés.
Les informations transmises à ces services sont limitées autant que raisonnablement possible à ce qui est nécessaire pour produire la réponse ou réaliser la mission.
SAS LAR7 sélectionne et configure ses prestataires de manière à encadrer contractuellement l'utilisation des données qui leur sont transmises.
Les données d'un Client n'ont pas vocation à être utilisées pour constituer une mémoire partagée permettant à Chloé de révéler ses informations confidentielles à une autre entreprise cliente.
Les informations spécifiques à une entreprise cliente ne doivent pas devenir accessibles à une autre entreprise cliente du seul fait que les deux utilisent Chloé.
SAS LAR7 peut analyser le fonctionnement général du service afin d'en améliorer la qualité, la sécurité, la fiabilité ou l'ergonomie.
Lorsque cela est possible, ces analyses utilisent des données agrégées, minimisées ou anonymisées.
Les données confidentielles propres à une entreprise cliente ne sont pas destinées à alimenter une base de connaissances commerciale accessible à ses concurrents.
Lorsque des données personnelles sont utilisées pour une finalité différente de celle initialement prévue, SAS LAR7 vérifie préalablement la compatibilité du traitement ou recherche une autre base juridique lorsque cela est nécessaire.
Chloé peut produire automatiquement des recommandations, synthèses, propositions ou contenus.
Elle n'a toutefois pas vocation à prendre seule, pour le compte du Client, une décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne sans contrôle humain approprié.
Cela concerne notamment les décisions importantes relatives :
Le dirigeant ou la personne habilitée reste décisionnaire.
Les données peuvent être accessibles, dans la limite nécessaire à leurs missions :
Les droits d'accès doivent être limités en fonction du rôle et du besoin réel d'accès aux informations.
Chloé est conçue pour fonctionner principalement de manière automatisée.
Les personnes travaillant pour SAS LAR7 n'ont pas vocation à consulter librement les conversations des Clients.
Un accès humain peut néanmoins être nécessaire dans certaines circonstances, notamment :
Ces accès doivent être limités aux personnes habilitées et aux informations nécessaires à la situation concernée.
Lorsque cela est raisonnablement possible et que la situation le permet, un accès exceptionnel destiné à résoudre un problème spécifique peut être réalisé avec l'accord du Client.
Le fonctionnement de Chloé repose sur différents prestataires techniques.
Ils peuvent notamment fournir des services relatifs :
Avant la mise en production définitive, cette section devra correspondre exactement aux prestataires réellement utilisés.
Les principaux prestataires pourront notamment comprendre :
SAS LAR7 s'efforce de choisir des prestataires offrant des garanties appropriées en matière de sécurité et de protection des données.
SAS LAR7 privilégie l'hébergement des données principales de ses Clients au sein de l'Union européenne et notamment en France lorsque cela est techniquement possible et cohérent avec le fonctionnement du service.
La base de données principale utilisée par Chloé est destinée à être hébergée en France.
Cette localisation ne signifie toutefois pas que l'intégralité de tous les traitements techniques réalisés pour le fonctionnement du service intervient exclusivement en France.
L'utilisation de services tels que WhatsApp, de fournisseurs d'intelligence artificielle ou d'autres prestataires internationaux peut impliquer des traitements dans d'autres pays.
Certains prestataires peuvent traiter ou rendre accessibles des données depuis un pays situé hors de l'Espace économique européen.
Lorsqu'un tel transfert intervient, SAS LAR7 veille à ce qu'il repose sur un mécanisme prévu par la réglementation applicable.
Cela peut notamment être :
SAS LAR7 peut également mettre en œuvre, lorsque cela est nécessaire, des mesures complémentaires destinées à limiter les risques associés à ces transferts.
Les données sont conservées pendant une durée proportionnée à leur finalité.
Les durées définitives seront précisées en fonction de l'architecture technique et des obligations applicables. À titre général :
Durée de la relation contractuelle, puis durées nécessaires au respect des obligations légales ou à la défense des droits de SAS LAR7.
Durée de la relation contractuelle, sauf suppression anticipée, modification par le Client ou durée spécifique attachée à certaines informations.
Conservés pendant 30 jours suivant la fin effective du contrat, afin de permettre au Client d'en demander la récupération, puis supprimés.
Durée de l'abonnement, puis 30 jours suivant sa fin effective, puis supprimé. Les informations figurant indépendamment dans des documents administratifs ou comptables relèvent d'un autre traitement et ne prolongent pas cette durée.
Données et contenus Chloé conservés pendant 30 jours suivant le terme de la période offerte, afin de permettre une récupération ou une reprise sans perte, puis supprimés.
Conservées le temps nécessaire à la vérification, puis pendant la durée utile à prévenir l'attribution d'une seconde période offerte à la même entreprise.
Durées imposées par la réglementation comptable et fiscale.
Durée nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice, dans la limite des délais de prescription applicables.
[DURÉE À FIXER]
[DURÉE À FIXER — PAR EXEMPLE TROIS ANS À COMPTER DU DERNIER CONTACT]
Soumises à leurs propres cycles de conservation et d'effacement : [DURÉE OU POLITIQUE À FIXER]
Les données administratives, contractuelles et comptables peuvent être anonymisées plutôt que supprimées lorsqu'elles ne permettent plus d'identifier directement ou indirectement une personne. Cette possibilité ne s'applique pas aux données et contenus Chloé du Client, qui sont supprimés à l'issue des 30 jours.
Sont visés les conversations, les documents transmis, les contenus générés, les informations métier et les données utilisées par Chloé dans le cadre du service.
Après la fin de l'abonnement, ces données sont conservées pendant 30 jours, afin de permettre au Client de les récupérer.
Pendant cette période, le Client peut demander la restitution de ses données. SAS LAR7 prépare l'export et le transmet au Client par voie électronique ; cette restitution n'est pas automatique et suppose une demande du Client.
À l'issue de ce délai de 30 jours, les données et contenus Chloé du Client sont supprimés.
Les sauvegardes techniques restent soumises à leur propre cycle d'effacement.
Les données relatives à la relation administrative, contractuelle et comptable entre le Client et SAS LAR7 sont distinctes des données et contenus Chloé.
Elles peuvent faire l'objet de durées de conservation propres, lorsque la loi l'impose à SAS LAR7 ou lorsque la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice le justifie. Ces durées sont indépendantes du délai de 30 jours applicable aux données et contenus Chloé.
SAS LAR7 met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données traitées et aux risques identifiés.
Ces mesures peuvent notamment comprendre :
Aucun système informatique ne pouvant garantir un risque nul, SAS LAR7 adapte régulièrement ses mesures de sécurité en fonction de l'évolution du service et des risques identifiés.
Lorsqu'une violation de données personnelles est détectée, SAS LAR7 évalue sa nature, son ampleur et les risques susceptibles d'en résulter.
Lorsque la réglementation l'exige, SAS LAR7 ou le Client responsable du traitement procède aux notifications nécessaires auprès de l'autorité de contrôle compétente et, le cas échéant, des personnes concernées.
Lorsque SAS LAR7 agit comme sous-traitant, elle informe le Client concerné dans les conditions prévues par leur accord de traitement des données.
Selon la nature du traitement et la base juridique applicable, une personne concernée peut disposer notamment :
Ces droits ne sont pas absolus et peuvent être limités dans certains cas prévus par la réglementation.
Une demande peut être adressée au moyen du formulaire de contact du site, ou par courrier postal : SAS LAR7 — [ADRESSE COMPLÈTE], 17100 Saintes, France.
SAS LAR7 répond ensuite à la personne concernée par courrier électronique, à l'adresse qu'elle a indiquée.
La demande doit permettre d'identifier suffisamment la personne et le traitement concerné.
SAS LAR7 peut demander des informations complémentaires nécessaires pour vérifier l'identité du demandeur lorsqu'elle a un doute raisonnable sur son identité.
Lorsque SAS LAR7 agit uniquement comme sous-traitant pour le traitement concerné, elle peut transmettre la demande à l'entreprise cliente responsable du traitement ou assister celle-ci afin qu'elle puisse y répondre.
Les demandes relatives aux droits des personnes sont traitées dans les délais prévus par le RGPD.
En principe, une réponse est apportée dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande.
Ce délai peut être prolongé lorsque la réglementation le permet, notamment en raison de la complexité ou du nombre de demandes.
La personne concernée est alors informée de cette prolongation dans les conditions prévues par la réglementation.
Toute personne concernée dispose du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente.
En France, l'autorité compétente est la Commission nationale de l'informatique et des libertés — CNIL.
SAS LAR7 encourage toutefois les personnes concernées à la contacter préalablement lorsqu'elles souhaitent obtenir une explication ou résoudre une difficulté concernant leurs données.
Le site bonjour-chloe.fr peut utiliser des cookies ou autres traceurs nécessaires à son fonctionnement.
Lorsque des traceurs nécessitant un consentement sont utilisés, ils ne sont déposés qu'après le choix de l'utilisateur, conformément à la réglementation applicable.
Le site peut également utiliser une solution de mesure d'audience bénéficiant, lorsqu'elle respecte les conditions applicables, d'une exemption de consentement.
La liste exacte des traceurs utilisés devra correspondre à la configuration réelle du site au moment de sa mise en ligne.
[POLITIQUE OU MODULE DE GESTION DES COOKIES À CONFIRMER SELON LES OUTILS INSTALLÉS]
Le site ou Chloé peuvent contenir des liens ou fonctionnalités faisant intervenir des services exploités par des tiers.
Lorsque l'utilisateur accède directement à un service tiers, ce fournisseur peut traiter certaines données selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité.
SAS LAR7 invite l'utilisateur à consulter ces documents lorsqu'il utilise ces services.
Chloé est un service destiné à un usage professionnel.
Elle n'est pas destinée à être souscrite ou utilisée de manière autonome par des mineurs agissant en dehors d'une relation professionnelle autorisée.
Lorsqu'un mineur est salarié ou apprenti d'une entreprise cliente, ses données peuvent néanmoins être traitées lorsque cela est nécessaire à la relation de travail et dans le respect des règles applicables.
La présente politique peut être mise à jour notamment afin de tenir compte :
La date de la dernière mise à jour figure en tête du document.
Lorsqu'une modification affecte de manière substantielle les traitements réalisés pour les Clients ou les droits des personnes concernées, SAS LAR7 peut en informer les personnes ou entreprises concernées par un moyen approprié.